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ToDoリストの管理の仕方

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僕は手帳オタクになるので、手帳を活用し出して22年目になります。手帳を活用し出した理由としては、自分のタスク管理やスケジュール管理をする中で、「仕事を効率的なやりたい」という思いから手帳を活用するようになりました。

日々やることが多くなっていく中で、どうやってタスク管理をするのか?「ToDoリスト」をどうやって管理をしていくのかが重要になってきます。ToDoリストを作っても、結局今日は忙しくてできなかったというような経験はあると思いますが、ToDoリストが溜まっていくと「仕事ができない」「仕事に追われている」というような罪悪感に追われてしまいそうです。

僕が22年間取り組んでいる「ToDoリストの管理方法」についてお伝えをしていきます。

 

ポイント

日々やることは増える

 

ToDoリストを作っていくことはできるけど、リストが溜まりすぎて仕事が進まなくなることってありませんか?

これは人間誰でもそうですが、日々やることって増えるということを知流ことが大事になります。今日できなかったことが明日できるのかというと1日24時間しかありませんので、なかなかToDoリストはできなかったりするんです。

そもそもとしてToDoリストを増やすことよりも、減らすことの方が大事なんです。僕が今取り組んでいることは、

 

ToDoリストを作成

ToDoリストの振り分け(自分でやること・やってもらうこと)

ToDoリストの整理

 

この3つを取り組むことで、僕の今日何をやるのか、明日何をやるのかがwかるようになってきて、仕事上のToDoリストも管理がしやすくなりました。

 

ポイント

ToDoリストの管理ができない

 

結局ToDoリストが管理できなければ、仕事が思ったようにすすみません。自分が何かをやっている場合もそうですが、お客様やパートナーの仕事のすすみ方も変わってくるので、仕事上で大きな影響を与えることにつながります。

仕事を始めたばかりの頃は、ToDoリストの管理ができなくて、先輩の上司に迷惑をかけて、夜遅くまで仕事を手伝ってもらうことがありました。仕事に失敗をして夜中まで仕事を手伝ってもらい、それでもできなかったりすることもあって、仕事の管理がとても重要だと思った経験があります。

ToDoリストは、自分だけのものではなくて、お客様やパートナー、様々な人たちに影響が出てくるぐらい重要なものだという認識で今はビジネスをしています。

だからどうしても遊ぶ予定よりも、こう言ったお客様やパートナーの仕事上のタスクを埋めていって仕事をするような形になっています。

昔迷惑をかえたことが若干トラウマになっているので、この辺りのToDoリストへのこだわりは人一倍強いかも知れません(笑)

ToDoリストは、自分だけのものではなく、相手があることなので、そこで迷惑をかけないことが大事なんだと思います。

 

ポイント

ToDoリストにも優先順位をつける

 

何でもかんでもToDoリストを作って取り組むことはお勧めをしません。やっぱりビジネスでは優先順位があると思いますので、優先すべきことが分かっているかどうかも大事になってきます。

締め切りに追われている場合は、締め切りになるものが優先順位としては大きくなることもありますが、そもそもとして締め切りに追われないためのToDoリストの活用をお勧めします。

僕の場合は、締め切りギリギリというよりも先に猛烈に作業を終わらせて、肌感覚ですが7割ぐらいは最初にやります。残り3割は調整という感じで、先にこんな感じでやりますよというのを提案をして、方向性が間違ってなければ調整をしていく感じです。

自分のビジネスの場合でも同じことが言えます。先にリサーチを進めて事前順位を整えてから商品・サービスを販売していきます。

ビジネスの場合は「準備8割・販売2割」と言われるぐらい準備が大事になるので、準備というのはToDoリストの活用で大きく変わってきます。

僕は、毎日手帳にToDoリストを書いているのですが、どんな感じで書いているかというと、

 

1年間の大きな目標を掲げる

月ごとでやるべき目標を決める

1日単位に落とし込んでいく

 

これにプラスして習慣化しているものを書いて、1日どう言ったことをやればいいのかをマンスリータイプの手帳で管理をしています。

 

まとめ

 

ToDoリストは、日々やることもそうですが、目標や夢を逆算して決めていくと、日々何をやるのかわかるようになってきます。最初はすごく面倒な作業になってきますが、一貫性がある取り組みができることと、自分がどこに向かっているのかが明確になります。

作業が多くなってきて、何のためにビジネスをしているのかわからなくなると、目の前のやるべきタスクが面倒臭くなります。そうすると嫌々やっているので、物事のスピードが遅くなり、結果的にToDoリストが溜まっていくことでやらない人(できない自分)が誕生します。

そうならないためにも日々のToDoリストを活用して、何のためにやっているのか逆算して考えた1日を送ることが大事だと思います。

 

ToDoリストは日々増えるので、やらないリストも作ることも大事

ToDoリストが管理できなければお客様やパートナーなど周囲にも迷惑がかかる

ToDoリスト自分の夢や目標、やりたいことを実現させてくれる、近づけてくれるものである

 

以上の3つを意識してもらえると考え方も取り組み方も変わるんじゃないかなと思います。最後までご覧いただき、ありがとうございました。

 

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