仕事のメールのやり取りはできるだけ少なくする

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仕事のメールのやり取りはできるだけ少なくする

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僕自身は電話やオンラインで話をする機会が多いのですが、それ以上に活用しているのが文字でのやりとりになります。ただ単純に文字でのやりとりをしていくという事は、LINEであったり、メールであったりするわけですが、このやりとりをできるだけ少なくしたいというのが僕の考えていることです。

メールのやり取りの回数が多くなれば多くなるほど、当然ですが時間を使わなければいけません。この時間を効率的に、そして無駄なくやっていくためには、メールのやりとりをできるだけ少なくするといった考え方が重要だと思いますので、今回僕が思う考え方についてお伝えしていこうと思いますので最後までご覧いただけるとうれしいです。

 

メールや連絡のラリーは時間を奪う

 

僕が1番時間を無駄にしていると思う事は、メールや連絡のラリーをするということです。実際にラリーをしていくこと自体は大切になることもあると思うのですが、ただラリーをしていくという事は、そこに時間を使っていかなければいけないということになります。

これは自分に時間がある時であればいいと思うのですが、時間がない時にラリーをただひたすらやっていくというのは、これほど時間が奪われていくといった感覚になる事はありません。

だからこそ大切にしなければいけないという事は、相手に時間を使わせるという事は、相手のことを考えてメールをしなければいけないということです。

相手のことを考えてメールをするという事は、1つの文章で内容がわかるようにすることが大事だということです。

相手に考えさせるということをやれば、当然ですがラリーが増えていく結果になってしまうので、避けることが僕は大切だと思っています。

だからこそ簡潔にわかりやすくメールや連絡では伝えていかなければいけないということが、相手の時間を奪わない結果につながると思っています。

 

できるだけ簡潔に!

 

メールやLINEで相手に伝えていくと言うことを考えたときには、できるだけ簡潔に伝えていくことが重要になります。

これがまた難しいのですが、当然ですがメールやLINEで相手に伝えていくという事は、文章の中には主語がなければいけません。

誰が誰に何をどのように伝えるのかということを簡潔に書かなければいけないと思いますし、相手にどのようなことをレスポンスしてほしいのかを考えなければいけません。

少なくともメールやLINEで相手に対して時間を使ってもらうときには、相手に対して考えさせるということを僕はあまりさせないようにしています。

もちろん中には疑問を投げかけると言うこともコミュニケーションの一環としても大切になってくる部分もあるのですが、ビジネス面でいうとメールはできるだけ簡潔に、LINEは相手がスタンプで送って確認が取れるような内容を考えメールなり、LINEを目をするようにしています。そうすることによってお互いの時間を効率的にすることができるからです。

 

電話よりもメールを活用する

 

電話というのは時間を使うツールだからこそ、なるべく電話機能というものは避けていくことが大切です。これは自分の時間を使うだけではなく、相手にも時間を使ってもらうことになるので、メールやLINEで済ませられることであれば、メールやLINEで相手にきちんと内容を伝えることによって、相手の時間を増やすことにもつながりますし、結果的に自分の時間を増やすことにもつながります。

だからこそ電話をするという時間を極力減らして、メールをして自分の時間効率というものを考え日々ビジネス的なやりとりをするようにしているのですが、もちろんニュアンスとして伝わりにくい部分があるとすれば、電話であったり、オンラインで打ち合わせをすることもありますが、ほとんどの場合はメールやLINEなどでこちらの意図を伝えることによって、ビジネスがスムーズに進んでいくようになります。

逆に電話やオンラインをしなければいけないことが増えれば増えるほど、ビジネスがうまくいっていないと言うことなので、それはそれでビジネス自体を考えていかなければいけないと思います。

 

話すことに拘ると時間を奪う

 

僕は以前電話やオンラインでの打ち合わせをしたり、話す時間に対してとてもこだわることが多かったです。自分が伝えたいことを電話であったり、オンラインで伝えることによって、より具体的に伝わっていくと思っていたからです。

でもこれ自体は本当に意味がないとは言わないですが、ビジネスを円滑に進めていくためには、話す時間にこだわるよりも、話す時間を減らしてやるべきことをやっていけるような時間を増やしていくことが大切だと思います。

だからこそメールやLINE等でやりとりをすることが増えたのですが、文字ベースでやりとりをしていけば「言った言わない」といった関係にもならないですし、全て文字ベースで残っているので、何かあった時にも対処ができます。

ものすごく電話やオンラインで話す時間をとっていた時代を思い出すと、その時間を作業に当てたり、新しい企画を考える時間にすることによって、もっとビジネスはスケールしていくと考えるようになりました。

実際今自社で仕事をしている部分では、ほとんどが文字ベースでのやりとりになります。電話などで話をしていた時代よりも、ビジネスがどんどん進んでいきますし、必要な時に必要なやりとりを電話やオンラインですることによって、時間的な活用をうまくできるようになりました。

今後も文字ベースでのやりとりを増やし、自分自身が文字で伝わっていけるような状況を作っていく成長のための場ともなるので、個人的にも今後は文字ベースでやりとりをしていくことを増やしていきたいと考えています。

 

まとめ

 

メールやLINEといった手軽に相手と連絡が取れる手段があるからこそ、すぐに連絡をすることができ、相手とコミュニケーションをとることができます。これはものすごく便利だからこそ、相手の時間を奪っているということも考えなくてはいけません。

人間と言うのは1日24時間しかなく、24時間をどのように過ごしていくかというのは人によって変わります。ただ24時間しかない中で、1日1時間でも、10分でも相手の時間を使っていくということを考えれば、もっと真剣に考えなくてはいけないことだと思っています。

もちろん自分の為にも考えなくてはいけないと思いますので、メールやLINEといった連絡が取れることを時間という有限なものであることも理解してコミニケーションをとっていくことによって、もっと相手のことに対してリスペクトしたり、信用につながっていくような取り組みにもつながっていくと思います。

 

時間泥棒にならないためにも、メールやLINEを使う目的を決めることが重要である。

時間は有限だからこそ、その有限の時間を自分も相手も無駄にしないように心がけることが必要である。

メールやLINEで伝わる文章をかければ、ビジネス面でももっとスケールしていくきっかけにつながっていく。

 

 

以上の3つのポイントを含め、今後メールやLINEをするときの考え方の参考にしていただけるとうれしいです。

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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