ペーパーレス化やDXなどの促進が叫ばれていますが中小企業にとってはハードルが高い課題である事は事実です。
ただしメリットも確実にあります。
・バックオフィス業務の効率化、経理業務の負担軽減に役立つ
・郵送作業がなくなる
・保存場所が不要になり省スペースがかなう
・盗難や災害等による紛失リスクの低減
・印刷コストや管理コストの減少
このようにトータルで考えて積極的に行っていかなくてはならいのが「電子帳簿保存法」に基づく電子帳簿です。
今回は中小企業にとって絶対に避けて通る事のできない電子帳簿についてまとめました。
目次
電子帳簿保存法の変遷
そもそも、電子帳簿保存法の正式な名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で、平成10年（1998年）に制定された法律で、別称では電帳法とも呼ばれます。
簡単にいうと、国税関係帳簿書類の電子化する取り決めとなります。
この法律が平成22年（2005年）には、「決算関係書類を除く国税関係書類」をスキャナで読み込み、電子データ化して保存することが認められました。
平成27年（2015年）には、電子署名の義務化廃止や金額の上限撤廃（従来は3万円未満）やスキャナによる保存の要件が緩和され、平成28年（2016年）には、デジタルカメラやスマートフォンによる撮影での電子化、令和2年（2020年）には、キャッシュレス決済の場合には領収書が不要となるなど、時代の要請に対応した制度へと変更が行われてきました。
「電子データ」として保存する事が定められた
税法などにより紙による保存が義務付けられていた帳簿書類のうち、一定の要件を満たして作成された帳簿や、電子メールなどで授受した取引情報などを電子データとして保存できるように定められました。
中小企業にとって問題なのはこれらの帳票類を電子化するだけでもハードルが高いのに電子データを保存するには、書類が本物の内容と確認できる「真実性の確保」、いつでも確認ができる「可視性の確保」という要件を満たす必要があるのです。
この「真実性の確保」と「可視性の確保」には下記の３つの要件が必要です。
１，訂正・削除履歴の確保
２，相互関連性の確保
３，関係書類等の備付け
これらの確保のためには帳票類を管理するツールやソフトの共通化や社員が誰でも使えるようにしなくてはいけないというソフトとハードへの投資が必要になります。
そのためには自社でどうにかしようとせず、商工会や税理士などの専門家の支援を早くから受ける事が重要になります。
2022年1日1日施行の改正された電子帳簿保存法
この改正法では、国税関係帳簿、書類のデータ保存に関する見直しが行われ、手続き面での大幅な規制緩和と、罰則の強化という2つの面がありました。
今後、紙面での会計書類のみで処理する場合にはありませんが、1つでも関係書類を電子データで受け取る場合には把握しておく必要がある内容です。
改正の目的は改正の目的は、社会全体のデジタル化をふまえ、現行法のネックになっていた点を緩和し企業の業務効率化・デジタル化・ペーパーレス化をさらに進めたいという政府のデジタル化・グリーン化政策を推進する一つの施策が背景にあるようです。
主な改善点は以下のようなものになっています。
変更点①：電子取引の際の電子データは電子形式で
改正前では、電子取引の際の電子データは紙で保存してもいいことになっていましたが、改正後は紙での保存は不可となり、電子データで保存することとなりました。社内手続き上、紙面印刷して確認したとしても、保管する手段としては電子データ形式となります。
変更点②：電子取引での守るべき保存要件
保存要件では、真実性の要件、可視性の要件の両面が必要ということは変わりがないですが、それぞれの手続きで一部変更があります（下線部）。詳細は、国税庁のパンフレット（「電子帳簿保存法が改正されました」）にてご確認ください。
真実性の要件では、取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う担当者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
可視性の要件では、これまでの検索機能で多くの項目が検索できなくてはなりませんでしたが、改正後の記録項目は取引年月日、取引金額、取引先に限定できることになりました。
出典：国税庁パンフレット「電子帳簿保存法が改正されました」
変更点③：税務署の事前申請手続きが不要
電子保存には、改正前には税務署に対して事前申請しなければなりませんでしたが、改正後には申請が不要となり、手続き面で緩和されました。
変更点④：改ざん防止等のための事務処理要件の廃止
不正防止に向けた内部統制の手続きでは、改正前には、電子帳簿保存に関する社内規定の整備や2名以上での対応などの適正事務処理要件がありました。改正後には、これが廃止されました。
変更点⑤：タイムスタンプの要件緩和
タイムスタンプの要件も緩和されました。
まず、タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術で、タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます（出典一般財団法人 日本データ通信協会） 。
改正前には、国税関係書類を画像データとして保存するためには、書類の受領者が自署するほか、3営業日以内のタイムスタンプ付与が必要でした。改正後には、書類の受領者の署名が不要になるうえ、タイムスタンプの付与期間も最長約2ヵ月以内に延長できることになりました。また、削除や訂正の履歴の残るシステムで、入力期間内に入力時刻証明機能を備えていれば、タイムスタンプの付与要件を満たすことができます。
変更点⑥：検索機能の要件緩和
国税関係帳簿・書類の電子データ保存・スキャナ保存での検索性の要件が、今後は「日付」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されることになりました。
スキャナ保存については、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じる場合には、検索要件の中の「日付／金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること」が不要となりました。
変更点⑦：優良保存認定制度の新設とシステム要件の緩和
国税関係帳簿・書類の電子データ保存には、「真実性の確保」とる「可視性の確保」が求められますが、これまでの詳細な保存要件および検索要件を満たしている帳簿は「優良な電子帳簿」に認定され、過少申告加算税が5％免税される制度が新設されました。ただし、申告漏れについて隠蔽、または偽装された事実がある場合には適用外となりますので、ご注意ください。
また、簿記の正規原則に従って記録されており、最低3つの要件を満たせば、電子データ保存が認められることになり、システム要件の緩和されることになります。
変更点⑧：罰則の強化
適正な保存を担保するための措置として、今回の改正により、スキャナ保存が行われた国税関係書類に係る電磁的記録に関して、隠蔽し、又偽装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が 10％加重される措置が取られ、罰則が強化されました。
これまで紙でやっていた事に変わるもの
電子取引においては、紙での保存ができないことになったため、中小企業といえども自社に合った方法を実施しなくてはいけません。
考えられる選択肢は以下のとおりです。
1.訂正削除履歴の残るシステムを利用してデータを授受・保存する
2.授受したデータに関する訂正削除の防止に関する事務処理規定を整備・策定して運用・保存する
3.発行先にてタイムスタンプが付与されたデータを保存する
4.受領後、自社でタイムスタンプを付与して保存する
また、紙で受領する書類の取扱いも注意を払う必要があります。
具体的には紙面で受領する書類の保存方法としてスキャナ保存（税務署承認不要）、従来通りに、紙面のまま保存という事があげられます。
今まで紙だったものを電子化するのは難しいですが以上のように運用していくしかありません。
他にもダウンロード対応については税務官に求められた際に、適切なデータをダウンロードできるようにしておきましょう。
タイムスタンプ代替要件としては専用のシステムを利用しスキャナ保存規定、事務処理マニュアルを用意しましょう。
改ざん防止対応については電子取引データを保存するに当たりタイムスタンプが付与されたデータを受け取る事や保存するデータにタイムスタンプを付与するが必要です。
まとめ
今年はインボイス制度の元年にもあたります。
この機会に自社の電子帳簿についてあらためて見直していきましょう。
繰り返しになりますが早いうちに商工会や税理士などの専門家に相談をする事が大切です。
後で慌てないためにも具体的な導入スケジュールを決めていきましょう！
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
