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経営者が理解すべきIT化が進まない事による「3つの悪影響」

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会社経営におけるIT化というと、デジタル機器やツールを活用する事や、それらを専門的に扱う社員の育成などとイメージする経営者は多いです。

 

でも、IT化をそのように狭い意味合いで捉えると会社の成長に影響を与えかねません。

 

今回の記事を最後まで読む事でIT化が進まないと経営に悪影響を与える本当の理由が理解できます。

 

 

IT化ではなくDXと捉えるのが正解

 

いきなり略語で困惑しているかもしれませんね。でも言葉の意味をしっかりと理解する事は大切なのであえて確認していきます。

 

IT化とは「既存の業務プロセスは維持したまま、その効率化・強化のためにデジタル技術やデータを活用する」というイメージすると分かりやすいでしょう。

 

実例を挙げると以前は手紙や電話やファクシミリだったものが今はIT化で電子メールやチャットに移行していったのはIT化にあたります。

 

このようなIT化により紙の使用の削減やデータ化し易くなるなどのメリットがあります。ここまではイメージし易いのではないでしょうか?

 

次はDXです。DX(デジタルトランスフォーメーション)の英語表記は「Digital Transformation」ですが、「DT」ではなく「DX」と表記されるのはナゼ?と思うかもしれません。

 

事実は英語圏では慣用的に「transformation」の「trans」を「X」と略し、「X-formation」とするためです。日本人には分かりづらいですね。

 

DXという言葉が初めて使われたのは、スウェーデン・ウメオ大学のエリック・ストルターマン教授によって2004年に発表された論文中で提唱されたものと言われています。

 

その概念をシンプルにすると「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」となります。

 

 

ですからIT化を内包しているもうひとつ上のレイヤーの考え方がDXなのです。

 

日本でも経済産業省が先頭になりDXを国策として進めている最中です。

 

経営者はIT化という視点ではなくDXという大きな概念で考えていく必要があります。

 

この考え方をしないとただ単にツールやITに強い人材の育成という狭い見方になってしまうので注意が必要です。

 

 

IT化が進まないと生産性が低下する

 

IT化が進まない事で起きるリスクに生産性が低下する事が挙げられます。

 

分かりやすい実例として請求書発行業務があります。

 

これまでの請求書を出す業務は経理担当が締日に各取引から請求書を作成し、郵送したりしていました。

 

この方法ですと締日に業務が集中したり、場合によっては請求書の発行がギリギリになったり間に合わない事もありました。

 

また、請求書を手書きやエクセルで作成していると、記載の誤りや漏れ、誤った上書きやデータの削除などの問題はつき物でした。

 

いずれにしても担当者に過度の負担がかかっていました。

 

これに請求書電子化システムを導入すると、請求データをシステムに取り込むだけで、WEB上で請求書が発行でき、郵送代行サービスにも簡単に依頼できるようになり、経理担当者の業務効率が大幅にアップします。

 

ただ単に担当者の負担が軽くなるだけでなく、経営者としても売掛金の把握などが瞬時にデータ化されるので把握が容易になります。

 

このようにただ単に手作業がデジタル化される以上の効率化がIT化で図られます。IT化が進まないと生産性が低下するのです。

 

 

IT化が進まないと人手が必要になる

 

前述した請求書電子化システムを再度例にとってみます。

 

会社によっては請求書作成業務は経理担当者でも中心的な人材しか出来ないという事もあるでしょう。

 

長年の会社間の取引習慣や、決め事がある事もあります。会社の規模によっては経理担当者を何人か配置しないと業務全体が回らない事もあるかもしれません。

 

しかし、請求書電子化システムを導入する事で経理担当者の経験やスキルなど関係なく業務が行えるようになります。

 

場合によってはこれまで必要だった担当者の数を減らしても業務に影響の無い状態にする事も可能です。

 

他にも人手不足により労働力が確保できず事業の継続が難しい、新たなビジネスの展開ができないなどの課題を抱えている会社は多いです。

 

コロナ禍の中でこれまでと違い発注や商談、販売や顧客サポートなど、従来アナログでおこなわれていた業務やサービスのほとんどがデジタル化してきた業種もあります。

 

実例を挙げるなら不動産業などがそうです。それまで担当者がお客様と実際に物件を見て商談をしていたのが今では、IT化で実際に会わずに商談をしています。

 

この仕組を使えば今まで必要だった人材を減らす事も可能になりました。

 

IT化が進まないと人手が必要になるのです。

 

 

新しい仕組みの導入ができず成長を阻害される

 

未だに、紙ベースの仕事をしている会社で多い特徴としてレガシーシステムを利用し続けているという事があります。

 

レガシーシステムとは、導入から長い月日が経過し、新しい IT 技術に対応できなくなった古いシステムを意味する言葉です。

 

 

レガシーシステムは最新のサービスやソフトウェアに対応できないため、便利な機能を使えずに業務効率が下がり、結果として他社に遅れを取ってしまいます。

 

今は、インターネットを通じて色んな仕組みが相互で対応しています。

 

例えば自動車の部品業であれば以前は、紙のパーツリストから人が品番を調べて発注していました。

 

その次にパーツを社内のコンピューターで検索できるシステムが開発されました。これはかなり便利ですが、そのシステムから直接発注は出来ませんでした。

 

なえなら、インターネットでメーカーの発注システムに接続していないからです。このように自社(ローカル)だけで動いているシステムがレガシーシステムです。

 

著しく効率が悪いだけでなく、ヒューマンエラーを誘発し易いですし、マンパワーが必要になる事も理解できると思います。

 

IT化が進まないと新しい仕組みの導入ができず成長を阻害されるのです。

 

 

まとめ

 

IT化による変化は誰でも分かる「表面の変化」ですが、DXによる変化は「ビジネスの質の変化」と言えます。

 

既存のビジネスの意味合いを変えてしまう影響がDXにはあります。

 

経済産業省では、中小企業がDXを推進するためのさまざまな支援施策/制度を設けています。

 

経済産業省「DX認定制度」

経済産業省は、”Webサイト等の公表媒体をもって「企業がデジタルによって自らのビジネスを変革する準備ができている状態(DX-Ready)」であることが確認できた事業者を認定”することで、民間企業のDXを推進しています。

 

DXセレクション(中堅・中小企業等のDX優良事例選定)

中堅・中小企業等のモデルケースとなるような優良事例を「DXセレクション」として発掘・選定し、中堅・中小企業等におけるDX推進につながるよう紹介しています。

 

経済産業省関東経済産業局 デジタル・DX支援施策(補助金、税制等)

「ITツール導入による業務効率化」「地域企業の経営のデジタル化及び規模成長を促進」などへの取り組みに対し、補助金の交付を行っています。また、「全社レベルのDXの実現に必要なクラウド技術を活用したデジタル関連投資」などの取り組みに対し、税制措置を行っており、DXを推進する企業は以下の参考サイトを参照し有効活用することをお勧めします。

 

参照:経済産業省関東経済産業局 デジタル・DX 支援施策(補助金、税制等)中小企業向け補助金・総合支援サイトミラサポplus

 

 

ぜひ、最初の一歩を踏み出しIT化、DXを進めて下さい。

 

 

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